Vodič za službeno putovanje: Sve o putnim nalozima, dnevnicama, loko vožnji i ostalim troškovima puta
Kakav je računovodstveno – porezni tretman službenih putovanja, što se smije, što ne smije i kako treba izgledati dokumentacija, donosimo u vodiču.
Što je službeno putovanje?
Službeno putovanje je putovanje koje traje do 30 dana neprekidno u Hrvatsku ili u drugu državu, radi obavljanja poslova koji radniku stoje u opisu radnog mjesta.
Službeno putovanje mora biti udaljeno od mjesta rada ili mjesta prebivališta / boravišta zaposlenika minimalno 30 km.
Što je putni nalog?
Putni nalog je dokument kojim zaposlenik dokazuje da je upućen na službeno putovanje i u kojemu su navedeni podaci o službenom putovanju s pripadajućim računima.
Zašto se radi putni nalog?
Putni nalog se radi kako bi se zaposleniku isplatile dnevnice, refundirali troškovi putovanja (noćenje, cestarine, parking i slično), nadoknadio trošak korištenja privatnog automobila u službene svrhe i to, najčešće, po modelu 0,50 eura po kilometru.
Napominjemo da je u Pravilniku propisana isplata naknade za korištenje privatnog automobila u službene svrhe DO 0,50 eura pa prijeđenom kilometru
Kada djelatnik otputuje na višednevno putovanje i koje je udaljeno od njegovog mjesta prebivališta, očekivano je da će imati veće troškove hrane, pića i prijevoza, koji se refundiraju kroz dnevnice.
Što je dnevnica?
Dnevnica je naknada troškova prijevoza, prehrane i pića koje zaposlenik ima tijekom službenog putovanja u zemlji i u inozemstvu.
Dnevnice i svi ostali troškovi koji su nastali na službenom putovanju mogu se zaposlenicima isplatiti neoporezivo do određenog ovisno radi li se u tuzemnim ili inozemnim dnevnicama.
Što je loko vožnja?
Svako korištenje privatnog vozila u službene svrhe u mjestu rada i/ili do 30 km od mjesta ulazi u kategoriju loko vožnje i isplaćuje se neoporezivo do 0,50 eura po prijeđenom kilometru
Za loko vožnju nije potrebno ispunjavati putni nalog, odnosno poslodavac samostalno vodi evidenciju loko vožnji, najčešće u obliku excel tablice.
Zaposlenici ispunjavaju tablicu informacijama o podacima o radniku, podacima o automobilu (marka automobila i registarska oznaka), početnom i završnom stanju kilometara, svrhu, relaciju i vrijeme putovanja, kako bi se izračunao iznos naknade za povrat.
Koliko iznosi dnevnica za službeni put unutar zemlje?
– Iznos pune dnevnice za putovanje u Hrvatskoj je 30,00 eura
– za službena putovanja u trajanju od 8 do 12 sati, isplaćuje se pola dnevnice
– za službena putovanja duža od 12 sati, isplaćuje se puna dnevnica
U slučaju kada je zaposleniku na službenom putovanju osiguran jedan obrok, iznos dnevnice umanjuje se za 30%, a za 60 % ako su osigurana dva obroka.
Kako se obračunava dnevnica za službeni put u inozemstvu?
Dnevnica za službeni put u inozemstvo obračunava se od trenutka kada je zaposlenik prešao granicu Hrvatske prema stranoj zemlji, do trenutka kada je ponovno prešao granicu i ušao u Hrvatsku.
Putovanje avionom
Kada zaposlenik putuje u inozemstvo avionom, dnevnica se obračunava 2 sata prije vremena polijetanja iz posljednje zračne luke u Hrvatskoj, do trenutka povratka u zemlju tj. slijetanja zrakoplova u prvu zračnu luku u RH.
Putovanje brodom
Kada zaposlenik putuje u inozemstvo brodom, dnevnica se obračunava od sata polaska broda iz posljednjeg pristaništa u Hrvatskoj do sata povratka broda u prvo pristanište u RH.
Putovanje u više zemalja
Ako zaposlenik putuje u više zemalja, u odlasku mu se obračunava dnevnica za stranu državu u kojoj započinje službeno putovanje, a u povratku dnevnica za stranu državu u kojoj je službeni put završen.
Zadržavanje unutar zemalja
Za svako zadržavanje odnosno proputovanje kroz stranu državu koje traje dulje od 12 sati, za tu stranu državu obračunava se dnevnica a za svako zadržavanje u stranoj državi kraće od 12 sati obračunava se u vrijeme provedeno u sljedećoj državi u kojoj se provelo više od 12 sati odnosno pripisati će se vremenu provedenome u zemlji u koju je radnik upućen na službeni put.
Ovdje možete pronaći pregled visina dnevnica po zemljama.
Što sve treba sadržavati putni nalog?
Datum izdavanja – navodi se datum prije samog putovanja
– ime i prezime zaposlenika
– mjesto u koje putuje
– svrha putovanja
– vrijeme trajanja putovanja (u satima)
– vrijeme kretanja na put – datum i vrijeme polaska i povratka
– podaci o prijevoznom sredstvu – navesti je li korišteno osobno ili službeno vozilo, registracijsku oznaku i marku
– početno i završno stanje brojila
– vrijeme povratka s puta
– potpis ovlaštene osobe koja je odobrila nastale troškove
– pečat
– obračun troškova
– likvidacija obračuna – potpis osobe koja je utvrdila vjerodostojnost nastalih troškova,
– izvješće s puta.
Najčešći propusti u putnim nalozima
Najčešći propusti su nepotpun sadržaj putnih naloga, pogreške u obračunima, ali i to da zaposlenik nije dostavio račune, na temelju kojih se mogu priznati troškovi putovanja.
Ako nema računa s putovanja, a u slučaju dolaska Poreznog nadzora putni nalog će se smatrati nevjerodostojan, isplate će se tretirati kao oporezivi primitak, a troškovi dnevnica i troškovi privatnog automobile će predstavljati plaću.
Koja je obvezna dokumentacija za pravdanje putnih troškova?
Uz svaki putni nalog bi trebali biti priloženi i računi za troškove kao što su gorivo, cestarina, tunelarina, autobus, brod, tramvaj, kao i računi za smještaj i ostalo.
Koji su prihvatljivi putni troškovi?
Ako zaposlenik koristi svoje osobno vozilo, onda mu se u sklopu putnih troškova za refundaciju obračunava naknada do 0,50 eura /km. Ovim iznosom refundiraju se troškovi goriva, dok se cestarine, mostarine i ostali putni troškovi refundiraju na temelju važećih računa.
Posebni troškovi
Posebni troškovi su npr. troškovi iznajmljivanja prostorija za sastanke, iznajmljivanje računalne opreme za pripremu službenih izvještaja ili za potrebe službene korespondencije te iznajmljivanje projektora i sl.
Je li taxi prijevoz prihvatljiv putni trošak?
Često se krivo postupa kod priznavanja troška taksija. Trošak prijevoza taxijem prihvatljiv je samo ako se radi o prijevozu od / do mjesta u koje je zaposlenik upućen na službeni put kao što je npr. prijevoz od / do zračne luke do mjesta obavljanja posla tj. svrhe službenog putovanja.
Svi troškovi prijevoza unutar mjesta u koje je radnik upućen na službeni put podmiruju se iz dnevnice.
Trebate li pomoć oko obračuna službenog putovanja, kontaktirajte nas na split@uhy.hr
